faxの一括送信を行う際に注意しなければならない事

fax 一括送信

faxはオフィスには欠かせないものとなっており、どの会社にも必ず1台置いてあるといっても良いでしょう。最近では、ネットfaxといってネット上でfaxを送るサービスもあります。faxを送る際に複数送らなければならない相手がいると一人一人に同じ内容を送らなければならず、とても大変です。そのような場合は一括送信システムを使うとよいでしょう。多くの機械に一括送信システムがついており、なかには200人以上に一気に送ることができる機能を持つfaxがあります。また、ネットfaxにも一括送信をおこなうサービスを提供している会社が複数あります。一括送信を使うと手間の削減ができます。その一方で、ひとりひとりに送るときよりも宛先を確認できていないので、宛先を間違えたまま送ってしまう可能性があります。

faxの一括送信を利用することのメリット

同じ内容の書類を送る相手が多ければ多いほど、faxの一括送信を利用するメリットがあります。仮に送信先が50人いるとします。一人一人に送っていると多大な時間がかかります。一人にかかる時間が一分程度と考えても50分かかってしまう計算になります。そこを一括送信の機能を使うと、送り先を指定するだけで、複数人にfaxを一気に送ることができます。一人一人に50回送ることを繰り返すのと、1回で終わらせるのではかなり時間が変わってきます。おそらく30分は違ってくるでしょう。faxを複数人に送らなければならないことでかかっていた無駄な時間が大幅に減ります。犠牲になっていた時間を大幅に減らすことができます。このようにfaxの一括送信機能は無駄な時間の削減に大きく役に立つのです。

faxの一括送信を利用する際に注意すること

faxの一括送信機能は前述のようにとても便利ではありますが、同時に注意しなければならない点があります。一人一人に送る際は手間がかかりますが、一つ一つ確認して送付できていました。一括送信機能を使う場合、一人一人に送るときよりも確認が杜撰になってしまいます。一気に送信する人数が増えるため、確認したつもりでも見落とす可能性もあります。万が一、送付先と違う相手に個人情報を送ってしまった場合、個人情報流出となってしまいます。送付し忘れの場合はすぐに対処すれば問題はありませんが、誤送付の場合は送ってしまったらどうしようもありません。このようなリスクが一括送信機能にはありますが、上手く使えばやはりとても便利な機能です。自分だけではなく事前に第三者と一緒に確認するなどミスを防いで上手く利用しましょう。