faxで一括送信をする事にどんなメリットがあるのか

fax 一括送信

平成の時代に入り、メールやSNSなどの普及によって、家庭用の固定電話機やfaxを使用する方は少なくなってきました。しかし、企業では、まだまだ使われているところも多くあります。また、スマートフォンやパソコンに使い慣れていない年配層を中心に、需要はまだまだあります。faxの利用方法といえば、手書きの原稿を電話機に差し込んで番号を入力し送信するのが一般的ですが、送信先が複数ある場合は、何度も差し込んで送ることが面倒になってきます。こういった時に便利なのが一括送信できる機能です。一度の操作だけで、複数の送信先にfaxを送信することができる機能で同報送信とも呼ばれています。上手に活用すれば、時短で手間が減る一括送信ですが、気を付けないといけない点もあります。そんなfaxの一括送信機能のメリットとデメリットについて紹介します。

faxの一括送信機能の必要性について

家庭用の固定電話機に搭載されているfax機能は、送信先を複数設定できないものが多く、購入前にあらかじめ確認する必要があります。また、一括送信ができたとしても、カラーには対応してなくてモノクロのみの送信など、制限があるfaxもあるので注意が必要です。一方で、一括送信機能を多く使う機会がある企業では、特に社外向けに電話やメールでは分かりにくいことを、faxを使って手書きで素早く送信できることもあり、両方を組み合わせて有効活用されているケースがあります。一括送信機能の付いている業務用の固定電話機もあるので調べてみるとよいでしょう。faxが一括送信できれば手間が省けて便利ですが、コスト面でいえば、郵送よりも高くつく場合があるので、急ぎの内容なのか見極めて利用するようにしましょう。

進化しているfaxの一括送信機能

最近では、パソコンを利用したfax専用のソフトも発売されています。パソコン上でfax原稿を作成し、相手のfax機や複合機に送信することができる便利なソフトです。ただし、電話回線を使うので、送信している間はもちろん電話の使用はできません。別にfax回線をひくとなるとコストがかかりますし、送信が終わるまでの通話料がかかってくるので、その点もふまえて利用するのか検討しましょう。更に、インターネット回線を使ったインターネットfaxというものもあります。Faxソフトと同様の機能で、一括送信もできます。通信料でみると大幅なコストダウンにも繋がるのでおすすめです。しかし、利用者がインターネットを使うことに抵抗がなければいいのですが、不慣れな方には、慣れるまで苦労することになるかもしれませんのでご注意ください。