通常のfax送信か一括送信かを選ぶ際の基準

fax 一括送信

仕事中などfaxを送ることはよくあるでしょう。仮に、同じ内容の情報を30件くらいの宛先に送る場合、通常のfax送信では面倒で時間がかかり過ぎると感じることはありませんか。一か所ずつ送り先を指定していると、その間はほかの仕事ができません。オフィスに設置してあるfax機は、プリンターやコピーができる複合機であることがほとんどで、何十件もfaxを送っていると、その間fax機を独占することになります。ほかの社員が使えなくなり、その社員の仕事が遅れてしまうこともあるでしょう。こういうケースでは、通常のfax送信より一括送信できたら、と感じるのではないでしょうか。同じ内容の情報を複数の宛先に送るなら、迷わず一括送信を選ぶべきです。1件ずつfax番号を入力して送るのが面倒だ、fax機を独占してほかの社員に迷惑をかけたくないと思ったら、早速一括送信の機能がついたfaxに替えた方が良いでしょう。

インターネットによるfaxの一括送信がおすすめ

では、同じ内容の情報を複数の相手に一括送信するにはどうしたら良いのでしょうか。実は、インターネット回線を使えば、これが簡単にできてしまいます。従来のfaxは、電話回線を使って文字や絵を電気信号に変えて送っていました。しかし、最近のfaxは、インターネット回線を使用して、メールと同じ感覚でfaxの送受信を行うことができます。デジタル端末から送信されたデータは、インターネットの回線を使ってインターネットfaxのサーバーへ送信されます。データはfax用の信号に変換されるので、通常のfaxと同じ形で受信される、という仕組みです。faxを送る際の操作感覚は、メールを送るときと変わりません。fax番号がイコールメールアドレスになり、ただ宛先のfax番号を指定して送信すれば完了です。

faxの一括送信機能を使う際のメリットとデメリットとは

インターネット回線を使ったfaxの一括送信機能は、便利さ以外にもたくさんのメリットがあります。例えばコストの削減です。紙に印刷しなければ印刷用紙やインクが不要になります。距離で変わる電話回線と異なり、インターネット回線であれば通信費は全国一律です。インターネットにつながる環境であればどこでも送れるので、オフィスにいなくても問題ありません。出先からも送信できるので、クライアントなどへ迅速な対応ができます。秘匿性の高さも強みです。受信者しか内容を見ないので、情報漏洩を防ぐことにつながります。デメリットは、データ量によって送受信の時間が変わるという点です。画像などは解像度が高ければ送信に時間がかかります。スムーズに送信したければ、送る内容によって適した解像度に設定しなおす必要があります。データを圧縮したりPDFに変換したりといった作業も必要で、これが面倒と感じることもあるでしょう。